Политика путовања

Ову Политика је измењена на Двадесет првој редовној седници Скупштине, 10. фебруара 2019. године.

Старе верзије текста политике:

Циљ

Циљ ове политике је да обезбеди равноправан и поштен третман лица, која путују за потребе Викимедије Србије. Политика се примењује само на оне путнике за које трошкове путовања сноси Викимедија Србије; она се не примењује на путнике чији трошкови путовања су плаћени од стране друге организације или од стране самих путника.

Основни принципи су:

Путницима Викимедије Србије ће бити рефундирати стварни путни трошкови који су у директној вези или односу са пословима Викимедије Србије, а у складу са правилима ове политике.
Од путника Викимедије Србије се очекује да буду савесни у коришћењу фондова Викимедије Србије и да користе најрационалније начине превоза.

Процедуре и смернице

Организација путовања — уопштено

Организација путовања (авионом, возом, изнајмљеним возилом, као и смештај), укључујући и све измене и отказе, морају се реализовати преко компаније изабране од стране Управног одбора Викимедије Србије, осим у случајевима када изабрана компанија није у могућности да благовремено пружи тражену услугу.

Путовање авио-превозом

Авио-карте ће се резервисати и куповати по најнижим доступним ценама. Од свих путника се очекује да користе економску класу. Бизнис класа може се користити за путовања дужа од 9 сати непрекидног лета уколико је то потребно из разлога посебних психичких или медицинских потреба. Употреба бизнис класе мора бити унапред одобрена од стране Управног одбора. Уколико одобрење није дато, путник може одлучити да путује бизнис класом, под условом да лично подмири разлику у цени.

Путовање железницом

Стандард за путовање железницом је економска класа.

Изнајмљивање возила

Возила се могу изнајмљивати за потребе Викимедије Србије само на основу одлуке Управног одбора. Управни одбор може, у изузетним случајевима, накнадно одобрити изнајмљивање возила, а уколико то не учини, трошкове ће сносити лице које је возило изнајмило. Изнајмљена возила могу се користити уколико је то неопходно и економски оправдано. Сва изнајмљена возила морају бити економске класе, осим у случају када троје или више људи путује заједно и/или када путници носе додатни пртљаг или опрему за потребе Викимедије Србије. Изнајмљено возило мора бити враћено на време и са пуним резервоаром горива како би се избегли трошкови додатних сати и накнадне допуне резервоара.

Коришћење приватног аутомобила за службени пут

Уколико лице које путује за потребе Викимедије Србије користи свој приватни аутомобил, на основу путног налога, признају му се стварни трошкови горива по приложеном рачуну, а на основу пређене километраже у односу на просечну потрошњу горива за дато возило, уз увећање од 30% на име амортизације возила.

Смештај

Путницима Викимедије Србије ће бити покривени стварни и разумни трошкови смештаја. Иако путници углавном одседају у комерцијалном смештају, они могу изабрати и приватни смештај, некомерцијални смештај (код пријатеља или породице).

Такси и други локални превоз

Трошкови за коришћење такси и другог локалног превоза могу бити уважени једино уколико нису обезбеђени кроз дневницу.

Трошкови исхране

Путници Викимедије Србије имају могућност да донесу рачуне за конзумиране оброке, који им нису обезбеђени током путовања кроз дневницу.

Остали трошкови

Остали трошкови могу бити рефундирани на захтев, под условом да се ради о легитимним, потребним и оправданим путним трошковима, који су у директној вези или односу са послом Викимедије Србије.

Различити трошкови који могу бити рефундирани на захтев су:

трошкови коришћења интернета, осим трошкова коришћења интернета у ромингу;
трошкови пословних телефонских разговора;
трошкови међународног путовања: добијање визе, потребне фотографије, обавезна вакцинација и имунизација, међународно путно здравствено осигурање и конверзија валута;
додатни пртљаг: трошкови за додатни пртљаг ће бити рефундирани уколико путник преноси материјал Викимедије Србије или уколико дужи период трајања путовања захтева додатни пртљаг;
прање веша: путницима ће бити рефундирани стварни и оправдани трошкови прања веша, који су настали због дуготрајног одсуствовања од куће од 5 или више дана или у случају непредвиђених и документованих околности због којих је ова услуга потребна;
напојнице; уобичајени износ нпр. за такси услуге или у ресторану (под условом да су обухваћене рачуном за извршене услуге и да нису урачунате у дневницу)
трошкови путарине и паркирања;

Различити трошкови који неће бити рефундирани:

трошкови бриге о кућним љубимцима;
путно осигурање лица у Републици Србији;
осигурање за приватна возила;
трошкови поправке приватних возила;
трошкови поправке штете настале на неосигураним изнајмљеним возилима или приватним возилима;
трошкови камате на заостале фактуре или изводе по кредитној картици;
трошкови за берберина, фризера, предмете за личну хигијену, чланарину у теретани, лекове на рецепт или без рецепта;
хотелски трошкови за мини бар и видео услуге;
трошкови у вези са изгубљеним или украденим стварима;
трошкови провизије за коришћење банкомата;
оброци који су обухваћени другим трошковима који се рефундирају (нпр. трошкови учешћа на конференцији, трошкови путовања, смештај);
лични телефонски позиви;
лични трошкови се не рефундирају, а под њима се подразумевају трошкови који нису настали као последица путовања и који нису настали у обављању послова Викимедије Србије.

Комбиновање личног путовања и путовања везаног за Викимедију Србије

Путници могу комбиновати лична и службена путовања за потребе Викимедије Србије, под условом да то не доведе до додатних трошкова на рачун Викимедије Србије.

Уколико путник користи индиректну руту или прекине директну руту у циљу обављања других послова који нису у вези са Викимедијом Србије, износ који ће бити рефундиран је мањи износ без обзира да ли се ради о стварном трошку или о износу који би настао да је путник користио директну руту и најекономичније средство превоза.

Свако лично учешће у трошковима изнајмљивања возила мора бити изузето од укупног износа трошкова изнајмљивања пре извршеног повраћаја средстава. Лично учешће у трошковима израчунава се пропорционално, у зависности од јединице која се користи за обрачун трошкова изнајмљивања на издатом рачуну.

Трошкови који се тичу путниковог брачног друга или члана породице сматрају се личним и неће бити рефундирани, осим у случајевима:

када брачни друг или члан породице званично представља Викимедију Србије и лично је позван у том својству;
када путник мења место пребивалишта због потреба Викимедије Србије, у ком случају брачни друг и деца имају право на повраћај трошкова за путовање у једном правцу до новог места пребивалишта.

Правилник о исплати дневница

Особе које путују у земљи за потребе Викимедије Србије имају право на накнаду (дневницу) у износу од 2.000,00 динара.

Лица која путују у иностранство за потребе Викимедије Србије имају право на накнаду (дневницу) у износу који одреди Управни одбор.

Дневница се рачуна од времена поласка на службени пут до тренутка повратка. Уколико се пословни пут комбинује са личним, дневнице се исплаћују само за пословни део пута. За путовања у трајању од 8 до 12 сати исплаћује се половина износа дневнице, а за путовања у трајању од 12 до 24 сата пун износ дневнице.

Трошкови исхране и градског превоза у месту у којем се врши службени посао надокнађују се преко дневнице. Уколико је на службеном путу обезбеђена бесплатна исхрана, износ дневнице се умањује за 20%. Остали трошкови који су везани за одлазак на службени пут се признају у целости уз рачун за наведене трошкове.

Исплата аконтације за службено путовање у иностранство као и дневница и накнада других трошкова у иностранству не може се вршити у динарској противвредности већ мора у страној валути.

Овим правилником нису обухваћена лица која су средства добила по основу Уговора о пројекту. Средства добијена по овом основу се морају трошити према спецификацији достављеној у предлогу пројекта, а на који се Уговор о пројекту позива.

Правилник је у складу са Законом о порезу на доходак грађана и Законом о раду.

Извештај о путним трошковима

Путници морају поднети Викимедији Србије рачуне за путне трошкове, заједно са свим потребним информацијама, у року од 5 дана од дана окончања путовања, осим уколико се дужи рок не одобри од стране Управног одбора. Викимедија Србије ће настојати да све путне трошкове рефундира у року од 5 дана од дана подношења рачуна.

Рачуни су једина валидна форма документовања трошкова. Осим дневнице о чијој висини одлучује Управни одбор, сви други трошкови се правдају искључиво рачунима у пуном износу.

У складу са наведеним, Викимедија Србије очекује да ће сви путници о њеном трошку учинити напор да прикупе и сачувају све рачуне, јер у супротном Викимедија Србије неће бити у могућности да рефундира трошкове који нису прописно документовани.